Assistant(e) de Direction

MISSIONS ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

A. Gestion administrative et soutien à la gouvernance

• Assurer la gestion proactive, la planification et l'optimisation de l'agenda de la Directrice Exécutive (rendez-vous, réunions, missions).
• Filtrer, traiter et réorienter avec tact et diplomatie les appels téléphoniques, courriers physiques et électroniques adressés à la Direction.
• Rédiger, mettre en forme et consolider des courriers officiels, notes de synthèse, comptes rendus, PV de réunions et rapports institutionnels de haute qualité.
• Assurer la transmission, le suivi rigoureux et l'archivage sécurisé des dossiers administratifs et confidentiels.

B. Coordination et suivi des décisions stratégiques

• Veiller au suivi rigoureux des échéances, des plans d’action et de la mise en œuvre effective des décisions issues des réunions de direction.
• Préparer et organiser logistiquement les réunions internes, comités et séances de travail avec les partenaires stratégiques (invitations, ordre du jour, dossiers de séance, réservation de salles).
• Collaborer étroitement avec les Chargé(e)s de programmes et les départements internes pour l'exécution de tâches administratives spécifiques sur instruction de la Direction.

C. Représentation et logistique administrative

• Assurer la gestion et le suivi du courrier sortant et entrant à destination des partenaires institutionnels, financiers et techniques.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de haut niveau avec courtoisie et professionnalisme.
• Effectuer des déplacements professionnels pour les besoins du service hors de Dakar, le cas échéant.

Qualifications et Expérience

• Formation : Diplôme de niveau BAC+2 (BTS, DUT) à BAC+3 (Licence) en Secrétariat de Direction, Assistanat de Manager, Gestion Administrative ou domaine équivalent.
• Expérience : Au moins deux (02) années d'expérience professionnelle confirmée à un poste similaire, idéalement au sein d’une ONG, organisation internationale ou think-tank.
• Une expérience en appui a la recherche pour la direction et des compétences en anglais seront un atout considérable.